Dette kan en Virtuell Assistent (VA) gjøre for deg og din bedrift!

Du jobber ofte kvelder og i helgene. Du fakturerer ikke dine kunder like mye som du skulle ønske. Arbeidsdagen din blir ikke brukt effektivt. Om du kjenner deg igjen i noen av disse påstandene, burde du lese videre.

Hvorfor ble jeg en Virtuell Assistent (VA)?

Jeg har jobbet i administrative stillinger siden 2010, etter endt utdannelse som juridisk kontormedarbeider. I de fleste av mine stillinger har jeg opplevd at jeg satt stort sett foran skjermen gjennom arbeidsdagen og jobbet via intranett, systemer, dokumentmapper og e-post. For å kommunisere med mine kollegaer benyttet jeg gjerne Lync eller Skype. Hva betyr det egentlig?

Det betyr at jeg i utgangspunktet kunne utført jobben min borte fra kontorplassen jeg hadde fått utdelt av min arbeidsgiver og enten sittet på en kafé, på høyfjellshotellet eller på mitt eget kontor og utført akkurat de samme oppgavene, så lenge jeg hadde laptop og internettforbindelse.

Det finnes utallige artikler på Forbes og Entrepreneur.com som beskriver de mange gode grunnene en VA kan være hjørnesteinen i en liten bedrift, eller den høyre hånden en ledelse kunne trenge i en større bedrift. Virtuelle assistenter er et relativt ukjent begrep i Norge. Mitt bidrag er å endre dette.
Hva kan en VA gjøre for deg?

For å omformulere; hvilken av dine arbeidsoppgaver lider fordi du bruker tiden på administrative oppgaver i stedet? Bruk gjerne et par minutter og tenke gjennom hvilket oppgaver du helst skulle vært foruten i din hverdag.

En artikkel i Ledernytt (desember 2016) ramser opp følgende arbeidsoppgaver som en VA kan utføre;

Det finnes virtuelle assistenter som jobber med mer generelle oppgaver, slik jeg gjør via E∙V∙A, mens andre virtuelle assistenter jobber innen nisjer, slik som utvikling og design av nettsider og SEO, bokføring og regnskap, eller håndtering av sosiale medier, nyhetsbrev og markedsføring.

Hva er fordelen med en VA?

De mest åpenbare fordelene ved å bruke en VA kommer frem når man sammenligner med de andre alternativene; altså å gjøre arbeidet selv, eller å ansette en person i bedriften som utfører arbeidet for deg.

Ved å utføre arbeidet selv, bruker du din verdifulle tid som burde gå til å utvikle bedriften din til å gjøre «det kjedelige papirarbeidet». Resultat; du fakturerer mindre, noe som betyr mindre overskudd. Tall fra Innovasjon Norge viser at kun 1 av 3 bedrifter overlever etter 5 år. Hele 66 % av bedrifter må endre forretningsplan og at 29 % går tom for penger. Fakturerbart arbeid er dermed veldig viktig, spesielt i en oppstartsfase for mindre bedrifter.

Ved å ansette en person fast i bedriften din til å utføre de administrative oppgavene, må du i første omgang sørge for å ha nok arbeid til den ansatte. I tillegg må du betale arbeidsgiveravgift, lønn, feriepenger, sosiale avgifter, og ikke minst sørge for arbeidsplass og teknisk utstyr som den ansatte trenger for å utføre jobben sin. Om penger ikke er et tema, er den største ulempen ved å ha fast ansatte sykefravær og permisjoner. Dette er en selvsagt og fantastisk rett arbeidstakere har i Norge, men som arbeidsgiver står man noe mer usikkert, spesielt om det er mye fravær hos enkeltansatte i bedriften.

En fantastisk fordel ved å ansette en VA, i hvert fall gjennom E∙V∙A, er at du betaler kun for effektivt arbeid. E∙V∙A bruker programvare som fører tidsforbruk, slik at du som klient kan få rapport over hva som er utført og når. Du benytter altså tjenestene til dine spesifikke behov, som kan være på timesbasis, eller på abonnement som for eksempel 5 timer hver uke.

Hva må du gjøre innen du bruker en VA?

Kommunikasjon er viktig slik at både du som klient og din VA har en klar forståelse for hva du trenger. Før du ansetter en VA, må du derfor kartlegge følgende:

  1. Hvilke oppgaver ønsker jeg å sette bort?
  2. Hvordan skal jeg gi tilstrekkelig informasjon og/eller opplæring?

Her gjelder det å være så tydelig som mulig, slik at resultatet blir det du ønsker deg.

Eksempel:

  1. Jeg ønsker at min VA skal lage en PowerPoint presentasjon basert på en gitt tekst.
  2. Her er det viktig med tilstrekkelig informasjon:
  • Jeg gir min VA en mal som skal brukes til powerpointpresentasjonen, eller gir informasjon om farger jeg ønsker skal benyttes.
  • Jeg gir informasjon om at jeg ønsker mellom 5- 7 slides, og at kun hovedpunkter fra teksten skal stå på disse.
  • Jeg ønsker bilder i noen av slidene – her oversender jeg enten bildene selv, eller ber min VA finne passende bilder (kanskje jeg har abonnement på nettsider som tilbyr bilder? Eller kanskje min VA skal benytte gratis bilder som finnes for åpent bruk på internett).
  • Jeg forteller min VA at hun/han ellers står fritt til å utforme presentasjonen selv, lage et utkast som jeg selv redigerer senere, eller andre ønsker jeg måtte ha.

Hvilke oppgaver kunne du tenke deg å sette bort til en Virtuell Assistent?