Det er mange av oppgavene våre som er blitt lettere og lettere ved hjelp av software og smarte apper, men én oppgave som fremdeles kan ta mye av tiden vår er reiseregninger. Det er ofte en manuell oppgave, og man må ta vare på kvitteringer, finne igjen flybilletter og hotellbekreftelser, fylle inn reiseregningsskjema, lime inn kvitteringer, signere og tilslutt sende for utbetaling.
XXX
Her er 3 fantastiske tips til å gjøre dette til en lettere oppgave:
XXX
- Organisering sparer tid!
Lag deg en mappe i din e-post som heter kvitteringer. I mappen lagrer du alle kvitteringer du mottar elektronisk slik som flybilletter, hotellbekreftelser, private kjøp som skal settes på firma som telefonregninger, taxi, mat og annet. Dette gjør det lettere for deg å enkelt finne tilbake til riktig kvittering for riktig reiseregning. Etter hvert som reiseregningene er fylt ut, kan du arkivere kvitteringene slik at mappen din alltid er oppdatert.
XXX
XXX - Smarte apper sparer tid!
Ta bilder av dine originale kvitteringer med en gang du mottar dem, og send bildet til deg selv på e-post, da kan du kaste kvitteringen. Etter hvert som vi mottar flere og flere kvitteringer elektronisk, er det ofte ikke lengre krav om at vi må ta vare på originale kvitteringer. Du kan undersøke med din regnskapsfører om de har en applikasjon du kan bruke til å ta bildet. Ellers kan du bruke en av mine gratis favoritter, nemlig Evernote Scannable. Den er foreløpig kun tilgjengelig for IOS, men Android sin Evernote har en tilsvarende funksjon. Denne applikasjonen tillater deg å ta bilde av kvitteringen, lagre den, sende den videre, og den har til og med en søkefunksjon slik at du enkelt kan finne igjen en kvittering. Appen har dessuten andre kule funksjoner for lagring av dokumenter, kontrakter og visittkort.
XXX
XXX - Virtuelle/digitale assistenter sparer tid!
Om du rett og slett ikke vil eller har tid til å tenke på reiseregninger i din hverdag, så er dette en oppgave du kan delegere bort. Det eneste vi i EVA trenger fra deg er reiseregningsmalen, så kan du videresende alle dine kvitteringer til oss etter hvert som du mottar dem. Vi fyller ut reiseregningsmalen, legger ved kvitteringene og sender i retur til deg som en ferdigpakke (eller gavepakke om du vil). Det eneste du trenger å gjøre er å se over, sette inn din elektroniske signatur og sende videre for utbetaling.
XXX
Ta kontakt med oss i dag, så ser vi hvordan vi kan hjelpe deg med tidstyvene i din hverdag på kontoret!
